1. DESKRIPSI PELATIHAN ELECTRONIC FILING AND DOCUMENT SYSTEM

Pelatihan Electronic Filing and Document System memiliki peran yang sangat penting dalam mendukung transformasi digital di lingkungan kerja modern, khususnya dalam pengelolaan dokumen yang lebih cepat, aman, dan efisien. Seiring meningkatnya volume dokumen dalam organisasi, metode penyimpanan manual sudah tidak lagi memadai karena rentan terhadap kehilangan data, kesalahan pengarsipan, serta keterbatasan akses. Melalui pelatihan ini, peserta akan memahami bagaimana mengelola, menyimpan, mengamankan, dan menelusuri dokumen secara elektronik menggunakan sistem digital yang terstruktur. Hal ini tidak hanya meningkatkan efisiensi kerja, tetapi juga mempercepat proses pencarian data serta mendukung pengambilan keputusan yang lebih tepat. Dengan demikian, pelatihan ini menjadi sangat penting untuk meningkatkan produktivitas, keamanan informasi, dan profesionalisme dalam manajemen dokumen di era digital.

2. TUJUAN DAN MANFAAT PELATIHAN ELECTRONIC FILING AND DOCUMENT SYSTEM

2.1 TUJUAN PELATIHAN

1. Meningkatkan pemahaman peserta dalam pengelolaan dokumen secara elektronik dan terstruktur.
2. Membekali peserta dengan keterampilan penggunaan sistem arsip digital secara efektif dan efisien.
3. Mengurangi ketergantungan pada sistem pengarsipan manual yang rentan terhadap kehilangan dan kerusakan dokumen.
4. Meningkatkan kemampuan peserta dalam mengorganisasi, menyimpan, dan mencari dokumen dengan cepat.
5. Mendukung implementasi transformasi digital dalam sistem administrasi perkantoran.

2.2 MANFAAT PELATIHAN

1. Proses pencarian dan pengelolaan dokumen menjadi lebih cepat dan mudah.
2. Risiko kehilangan, duplikasi, atau kerusakan dokumen dapat diminimalkan.
3. Efisiensi ruang kerja meningkat karena tidak memerlukan banyak penyimpanan fisik.
4. Keamanan data dan dokumen lebih terjamin melalui sistem digital.
5. Meningkatkan produktivitas kerja dan profesionalisme dalam pengelolaan administrasi modern.

3. MATERI PELATIHAN ELECTRONIC FILING AND DOCUMENT SYSTEM

1. Pengenalan Electronic Filing and Document System
   • Pengertian dan konsep dasar arsip elektronik
   • Perbedaan sistem filing manual dan digital
   • Manfaat implementasi sistem dokumen elektronik dalam organisasi
2. Dasar-Dasar Manajemen Dokumen Digital
   • Jenis-jenis dokumen elektronik
   • Siklus hidup dokumen (create, store, use, archive, dispose)
   • Prinsip pengelolaan dokumen yang efektif
3. Sistem dan Aplikasi Electronic Filing
   • Pengenalan software/document management system (DMS)
   • Fitur utama sistem pengarsipan digital
   • Cara input, penyimpanan, dan pengelompokan dokumen
4. Klasifikasi dan Pengkodean Dokumen
   • Sistem penamaan file yang standar
   • Teknik indexing dan tagging dokumen
   • Struktur folder yang efisien dan mudah diakses
5. Keamanan dan Proteksi Data Dokumen
   • Hak akses pengguna (user access level)
   • Backup data dan recovery system
   • Perlindungan data dari kehilangan dan kebocoran
6. Teknik Pencarian dan Retrieval Dokumen
   • Cara pencarian dokumen yang cepat dan akurat
   • Penggunaan keyword, filter, dan metadata
   • Optimasi sistem pencarian dalam database
7. Digitalisasi Dokumen (Scanning & Conversion)
   • Proses konversi dokumen fisik ke digital
   • Standar kualitas file hasil scanning
   • Format file yang umum digunakan (PDF, DOC, dll.)
8. Pengelolaan Arsip Aktif dan Inaktif
   • Kriteria dokumen aktif vs arsip
   • Retensi dan penghapusan dokumen
   • Arsip jangka panjang dan compliance
9. Studi Kasus dan Praktik Penggunaan Sistem
   • Simulasi pengelolaan dokumen elektronik
   • Praktik penggunaan software arsip
   • Evaluasi dan troubleshooting sistem

4. PESERTA PELATIHAN ELECTRONIC FILING AND DOCUMENT SYSTEM

1. Staf administrasi dan sekretaris yang bertanggung jawab atas pengelolaan dan pengarsipan dokumen
2. Staff filing dan records management yang menangani sistem kearsipan perusahaan
3. HRD (Human Resource Development) yang mengelola dokumen karyawan dan administrasi SDM
4. Staff finance dan accounting yang menyimpan dokumen keuangan dan laporan transaksi
5. Staff operasional yang menangani dokumen kerja harian dan laporan kegiatan
6. Supervisor dan manager yang membutuhkan akses cepat terhadap dokumen untuk pengambilan keputusan
7. IT support atau staff sistem informasi yang mengelola sistem document management system (DMS)
8. Pegawai instansi pemerintah atau ASN yang mengelola arsip dan dokumen administrasi publik
9. Staff legal atau bagian hukum yang menangani dokumen kontrak dan regulasi
10. Siapa saja yang terlibat dalam pengelolaan dokumen dan ingin beralih ke sistem arsip digital yang lebih efisien 

5. Tempat dan Waktu Pelaksanaan Pelatihan Electronic Filing and Document System 

5.1. Tempat Pelatihan Electronic Filing and Document System

Tim Ahli kami siap membantu Anda mewujudkan impian menjadi Electronic Filing and Document System Profesional melalui program diklat yang fleksibel dan terpercaya.

Untuk Anda yang memilih Public Training di Kota Bali, kam juga menyelenggarakan pelatihan di berbagai kota besar di Indonesia maupun luar negeri. Beberapa di antaranya adalah Palembang, Lampung, Batam, Jakarta, Bogor, Bandung, Yogyakarta, Solo, Semarang, Magelang, Surabaya, Malang, Lombok, Balikpapan, Makassar, Manado, hingga Jayapura. Bahkan, kami juga telah membuka kelas di Malaysia, Singapura, Thailand, dan Hongkong.

Kenyamanan dan fokus peserta menjadi prioritas kami. Karena itu, seluruh sesi pelatihan dilaksanakan di hotel berbintang minimal bintang 3, bekerja sama dengan jaringan hotel ternama seperti Santika Indonesia Hotel & Resort, Aston Hotels & Resorts, dan PHM Hospitality. Dengan suasana pelatihan yang nyaman, peserta dapat lebih maksimal menyerap materi dari trainer berpengalaman.

Bagi perusahaan atau instansi yang menginginkan program lebih eksklusif, tersedia pilihan Inhouse Training. Tim kami siap datang ke lokasi Anda di seluruh Indonesia, dengan biaya yang fleksibel sesuai anggaran, jumlah peserta, durasi, serta lokasi pelatihan. 

5.2. Waktu Pelaksanaan Pelatihan Electronic Filing and Document System di Tahun 2026

Program diklat ini dirancang agar efisien sekaligus efektif. Pelatihan biasanya berlangsung selama 2 hari penuh, masing-masing 8 jam per hari, baik untuk sesi tatap muka maupun online. Namun, jadwal tetap fleksibel—bisa menyesuaikan kebutuhan dan ketersediaan peserta. Untuk kemudahan, kami juga menyediakan pilihan tanggal pelaksanaan setiap minggu.

Januari	Februari	Maret	April
16 -17 Januari	13 – 14 Februari	5 – 6 Maret	24 – 25 April
Mei	Juni	Juli	Agustus
21 – 22 Mei	11 – 12 Juni	16 – 17 Juli	20 – 21 Agustus
September	Oktober	November	Desember
17 – 18 September	8 – 9 Oktober	12 – 13 November	17 – 18 Desember

Dengan format yang terstruktur, trainer yang profesional, serta lokasi yang representatif, diklat ini menjadi langkah tepat untuk meningkatkan kompetensi, kredibilitas, dan peluang karir Anda di dunia pariwisata.

Kami juga memahami bahwa setiap peserta maupun perusahaan memiliki kebutuhan yang berbeda. Karena itu, kami menyediakan fleksibilitas penjadwalan. Peserta dapat memilih dari jadwal reguler yang tersedia setiap minggu, atau mengajukan request khusus untuk penyesuaian tanggal maupun durasi pelatihan. Baik dalam bentuk Public Training maupun Inhouse Training, kami siap memfasilitasi agar pelatihan berjalan sesuai kebutuhan Anda, sehingga pembelajaran tetap efektif, nyaman, dan memberikan hasil maksimal.

6. Jenis Pelatihan 

Untuk memudahkan peserta, program pelatihan Electronic Filing and Document System kami hadir dalam berbagai pilihan yang fleksibel. Ada dua jenis layanan utama yang bisa Anda pilih, yaitu Public Training dan Inhouse Training. Dari masing-masing layanan tersebut, tersedia pula dua metode pelatihan yang dapat disesuaikan dengan kebutuhan:

6.1. Tatap Muka (In-Class Training)

Peserta mengikuti pelatihan langsung bersama trainer dalam satu ruangan. Kelebihan metode ini adalah interaksi yang lebih intens, diskusi lebih mendalam, serta suasana belajar yang kondusif. Seluruh pelatihan tatap muka kami selenggarakan dengan SOP terbaik, sehingga peserta tetap merasa aman dan nyaman.

6.2. Daring (Online Training)

Bagi peserta yang ingin lebih praktis, tersedia metode pelatihan secara online melalui platform Zoom Meeting. Dengan metode ini, peserta tetap bisa berinteraksi langsung dengan trainer, tanpa perlu datang ke lokasi. Dengan kombinasi tersebut, Anda memiliki 4 pilihan jenis pelatihan:

1. Public Training Tatap Muka
2. Public Training Daring (Online)
3. Inhouse Training Tatap Muka
4. Inhouse Training Daring (Online)

Fleksibilitas ini memungkinkan Anda memilih format yang paling sesuai dengan waktu, kebutuhan, dan kenyamanan, tanpa mengurangi kualitas pembelajaran maupun hasil diklat.

7. Metode Training di Bali

Agar proses pelatihan berjalan interaktif, menyenangkan, dan mudah dipahami, program Pelatihan Electronic Filing and Document System ini kami dirancang dengan berbagai metode pembelajaran yang variatif. Setiap metode memiliki tujuan dan manfaat yang saling melengkapi, sehingga peserta bisa mendapatkan pengalaman belajar yang maksimal. Berikut penjelasannya:

1. Diskusi
   Peserta diajak untuk aktif bertukar pikiran dan pengalaman. Dengan diskusi, peserta tidak hanya menerima materi, tetapi juga dapat belajar dari perspektif orang lain.
2. Coaching
   Trainer memberikan arahan dan bimbingan personal untuk membantu peserta menemukan solusi atas tantangan yang dihadapi, sekaligus mengembangkan keterampilan kepemimpinan sebagai seorang profesional.
3. Presentasi
   Peserta dilatih untuk menyampaikan ide atau informasi secara jelas dan percaya diri. Keterampilan ini sangat penting bagi peserta saat memimpin sebuah tim dan berinteraksi dengan banyak orang.
4. Tanya Jawab
   Sesi interaktif ini memberi kesempatan peserta mendiskusikan materi yang belum dipahami, sehingga pembelajaran menjadi lebih mendalam dan relevan dengan kebutuhan.
5. Brainstorming
   Peserta dilibatkan dalam kegiatan pemecahan masalah secara kreatif, mencari ide-ide baru, serta menemukan solusi praktis yang bisa diterapkan dalam dunia kerja nyata.
6. Ice Breaking
   Untuk menjaga semangat dan konsentrasi, trainer menyelipkan aktivitas ringan yang menyegarkan suasana. Metode ini membuat suasana pelatihan lebih cair, energik, dan menyenangkan.
7. Studi Kasus
   Peserta diberikan contoh nyata dari situasi yang sering dihadapi seorang Profesional di tiap bidang terkait. Dari sini, peserta dilatih untuk menganalisis masalah, mengambil keputusan, dan menerapkan strategi yang tepat.

Dengan kombinasi metode pembelajaran tersebut, setiap peserta akan mendapatkan pengalaman belajar yang aktif, praktis, dan aplikatif, sehingga siap menjadi seorang yang profesional dan kompeten.

8. Instruktur Pemateri Pelatihan

8.1. Belajar Langsung dari Praktisi Berpengalaman

Pelatihan ini dibawakan oleh trainer profesional dan praktisi berpengalaman yang telah lama berkecimpung di dunia training dan diklat. Dengan jam terbang tinggi, mereka tidak hanya menguasai teori, tetapi juga memahami kondisi nyata di lapangan.

8.2. Materi yang Relevan dan Aplikatif

Setiap pemateri menghadirkan pembelajaran yang praktis, penuh insight, dan langsung dapat diterapkan. Peserta akan mendapatkan tips, strategi, hingga best practice yang terbukti sukses di dunia kerja.

8.3. Pendekatan Personal & Interaktif

Para pemateri tidak hanya “mengajar”, tetapi juga menjadi coach dan mentor yang siap membimbing peserta. Melalui diskusi, studi kasus, hingga simulasi nyata, peserta akan dilatih untuk berpikir kritis, percaya diri, dan siap menghadapi tantangan sebagai seorang praktisi profesional

8.4. Dibimbing oleh Ahli yang Kredibel

Dengan latar belakang akademis dan pengalaman profesional yang mumpuni, pemateri kami menjamin proses pembelajaran yang bermutu, inspiratif, dan menyenangkan.

9. Investasi Pelatihan

Mengikuti program Training Electronic Filing and Document System adalah sebuah investasi berharga untuk meningkatkan kompetensi dan membuka peluang karir di dunia profesional. Besaran biaya pelatihan tentu dapat menyesuaikan dengan beberapa faktor, seperti durasi pelatihan, jumlah peserta, metode yang dipilih, serta lokasi penyelenggaraan. Berikut adalah gambaran umum anggaran investasi pelatihan:

9.1. Pelatihan di Dalam Negeri

1. Metode Tatap Muka

• Public Training: mulai dari Rp 4.500.000 – 9.200.000
• Inhouse Training: mulai dari Rp 1.200.000 per peserta

1. Metode Daring (Online Training)

• Public Training: mulai dari Rp. 3.750.000
• Inhouse Training: mulai dari Rp 550.000 per peserta

9.2. Pelatihan di Luar Negeri

• Malaysia & Thailand: mulai dari Rp 17.000.000
• Singapura: mulai dari Rp. 18.000.000
• Hongkong: mulai dari Rp 25.000.000

Selain itu, kami juga membuka peluang penyelenggaraan pelatihan di berbagai negara lain seperti Belanda, Jepang, Korea Selatan, Amerika Serikat, Inggris, Spanyol, dan destinasi internasional lainnya.

10. Fasilitas Pelatihan Training di Bali

PT Diorama Sukses Bersinergi  menyediakan Fasilitas Lengkap Training yang dirancang untuk memberikan pengalaman belajar yang nyaman, profesional, dan berkesan. Setiap peserta dapat memilih layanan sesuai kebutuhan, baik Public Training maupun Private Training (tatap muka), dengan fleksibilitas penyesuaian bagi individu, instansi, maupun perusahaan.

Selama pelatihan, peserta akan mendapatkan berbagai fasilitas eksklusif, antara lain:

1. 2x Coffee Break + 1 Lunch setiap hari untuk menjaga energi dan konsentrasi.
2. 2 Hari Pelatihan intensif dengan materi aplikatif dan berbobot.
3. Bimbingan langsung dari Expert Trainer berpengalaman di bidangnya masing-masing.
4. Sertifikat resmi pelatihan sebagai bukti kompetensi profesional.
5. Perlengkapan pelatihan (ATK) untuk mendukung kegiatan belajar.
6. Backpack eksklusif yang nyaman dan stylish.
7. Modul pelatihan lengkap (hardcopy & softcopy) agar mudah dipelajari kembali.
8. Souvenir menarik sebagai kenang-kenangan berharga.
9. Dokumentasi kegiatan (hardcopy & softcopy) sebagai arsip dan portofolio peserta.
10. Transportasi selama pelatihan jika dibutuhkan, khusus untuk mendukung mobilitas dengan lebih nyaman.

Dengan fasilitas yang lengkap ini, kami memastikan peserta tidak hanya mendapatkan pengetahuan dan keterampilan praktis, tetapi juga pengalaman berharga yang menunjang perjalanan karier sebagai Tour Leader profesional.

11. Informasi Pendaftaran Training 

Segera ambil kesempatan untuk meningkatkan kompetensi Anda sebagai Praktisi Electronic Filing and Document System yang berpengalaman. Dapatkan informasi detail mengenai biaya, jadwal, dan paket pelatihan yang sesuai dengan kebutuhan Anda. Hubungi segera Tim Marketing PT Diorama Sukses Bersinergi di 0813-1888-5447 dan tingkatkan peluang karir terbaik Anda sekarang juga.