TRAINING PROFESSIONAL RECEPTIONIST AND OPERATOR

1. DESKRIPSI PELATIHAN PROFESSIONAL RECEPTIONIST & OPERATOR

Pelatihan Professional Receptionist & Operator memiliki peran yang sangat penting dalam membentuk garda terdepan perusahaan yang profesional, ramah, dan representatif dalam memberikan pelayanan kepada tamu, klien, maupun pihak eksternal lainnya. Receptionist dan operator merupakan citra pertama yang dilihat dan dirasakan oleh pengunjung, sehingga kualitas layanan yang diberikan akan sangat memengaruhi persepsi terhadap perusahaan secara keseluruhan. Tanpa keterampilan yang memadai, pelayanan dapat menjadi kurang efektif, tidak responsif, dan berpotensi menurunkan citra profesional organisasi. Melalui pelatihan ini, peserta akan dibekali kemampuan komunikasi yang efektif, etika pelayanan, manajemen telepon, handling tamu, serta keterampilan administrasi dasar yang mendukung kelancaran operasional front office. Selain itu, pelatihan ini juga meningkatkan kemampuan dalam menghadapi situasi sulit, menjaga sikap profesional, serta memberikan pengalaman pelayanan yang positif kepada setiap stakeholder. Dengan demikian, pelatihan ini menjadi sangat penting untuk menciptakan standar pelayanan front office yang unggul, profesional, dan mencerminkan kualitas perusahaan.

2. TUJUAN DAN MANFAAT PELATIHAN PROFESSIONAL RECEPTIONIST & OPERATOR

2.1 TUJUAN PELATIHAN 

1. Meningkatkan pemahaman peserta mengenai peran dan tanggung jawab receptionist dan operator sebagai garda terdepan perusahaan.
2. Membekali peserta dengan keterampilan komunikasi yang efektif dan profesional.
3. Mengembangkan kemampuan handling tamu dan telepon dengan standar pelayanan yang baik.
4. Meningkatkan kemampuan administrasi dasar di area front office.
5. Meningkatkan kemampuan menghadapi situasi sulit dan keluhan pelanggan dengan tepat.
6. Membentuk sikap kerja yang ramah, sopan, dan representatif terhadap citra perusahaan.

2.2 MANFAAT PELATIHAN 

1. Meningkatkan kualitas pelayanan front office perusahaan.
2. Meningkatkan citra dan reputasi perusahaan di mata tamu dan klien.
3. Meningkatkan kemampuan komunikasi yang lebih profesional dan efektif.
4. Meminimalkan kesalahan dalam handling telepon dan tamu.
5. Meningkatkan kepuasan pelanggan dan stakeholder internal maupun eksternal.
6. Meningkatkan efisiensi operasional di bagian front office.
7. Meningkatkan kepercayaan diri dan profesionalisme receptionist dan operator.

3. MATERI PELATIHAN PROFESSIONAL RECEPTIONIST & OPERATOR

1. Pengantar Peran Receptionist & Operator
   • Definisi dan fungsi receptionist & operator
   • Peran front office sebagai wajah perusahaan
   • Tanggung jawab utama receptionist & operator
   • Standar profesionalisme di front office
2. Etika dan Sikap Profesional Front Office
   • Attitude dan profesionalisme kerja
   • Etika pelayanan kepada tamu dan klien
   • Grooming dan penampilan profesional
   • Sikap ramah, sopan, dan representatif
3. Komunikasi Efektif di Front Office
   • Teknik komunikasi verbal dan non-verbal
   • Bahasa yang profesional dan sopan
   • Active listening dalam pelayanan
   • Handling komunikasi internal dan eksternal
4. Handling Telepon (Telephone Etiquette)
   • Teknik menerima dan menghubungkan telepon
   • Cara berbicara melalui telepon secara profesional
   • Handling panggilan masuk dan keluar
   • Mencatat dan menyampaikan pesan dengan tepat
5. Handling Tamu (Guest Handling)
   • Prosedur menyambut tamu
   • Identifikasi dan verifikasi tamu
   • Pengarahan dan pelayanan tamu
   • Handling tamu VIP dan tamu penting
6. Manajemen Front Office Operation
   • Alur kerja front office
   • Pengelolaan jadwal dan kunjungan tamu
   • Koordinasi dengan departemen lain
   • Pengelolaan ruang tunggu dan fasilitas
7. Basic Administrative Skill
   • Pencatatan tamu dan log book
   • Pengarsipan dokumen front office
   • Pengelolaan surat dan paket masuk/keluar
   • Penggunaan sistem administrasi sederhana
8. Customer Service Excellence
   • Konsep pelayanan prima
   • Meningkatkan kepuasan tamu dan klien
   • Handling complain dengan profesional
   • Membangun hubungan baik dengan stakeholder
9. Problem Solving di Front Office
   • Identifikasi masalah umum di front office
   • Teknik penyelesaian masalah cepat (quick response)
   • Handling situasi sulit dan konflik
   • Pengambilan keputusan sederhana di front office
10. Digital Tools untuk Receptionist & Operator
    • Penggunaan sistem telepon dan PABX
    • Email dan komunikasi digital
    • Basic office software (Word, Excel, dll.)
    • Sistem reservasi dan visitor management system

4. PESERTA PELATIHAN PROFESSIONAL RECEPTIONIST & OPERATOR

1. Receptionist front office di perusahaan swasta maupun BUMN
2. Operator telepon (telephone operator / PABX operator)
3. Staff front desk di hotel, kantor, atau institusi layanan publik
4. Customer service officer (CSO)
5. Administrative staff yang bertugas di area front office
6. Sekretaris dan personal assistant (PA) yang menangani tamu dan telepon
7. Office assistant dan general affairs (GA) staff
8. Resepsionis di klinik, rumah sakit, atau lembaga pendidikan
9. Staff baru yang akan ditempatkan di posisi front office
10. Karyawan yang sering berinteraksi langsung dengan tamu dan klien
11. Outsourcing staff di bidang layanan front office
12. Fresh graduate yang ingin berkarier di bidang receptionist dan operator profesional 

5. Tempat dan Waktu Pelaksanaan Pelatihan Professional Receptionist & Operator 

5.1. Tempat Pelatihan Professional Receptionist & Operator

Tim Ahli kami siap membantu Anda mewujudkan impian menjadi Professional Receptionist & Operator Profesional melalui program diklat yang fleksibel dan terpercaya.

Untuk Anda yang memilih Public Training di Kota Bali, kam juga menyelenggarakan pelatihan di berbagai kota besar di Indonesia maupun luar negeri. Beberapa di antaranya adalah Palembang, Lampung, Batam, Jakarta, Bogor, Bandung, Yogyakarta, Solo, Semarang, Magelang, Surabaya, Malang, Lombok, Balikpapan, Makassar, Manado, hingga Jayapura. Bahkan, kami juga telah membuka kelas di Malaysia, Singapura, Thailand, dan Hongkong.

Kenyamanan dan fokus peserta menjadi prioritas kami. Karena itu, seluruh sesi pelatihan dilaksanakan di hotel berbintang minimal bintang 3, bekerja sama dengan jaringan hotel ternama seperti Santika Indonesia Hotel & Resort, Aston Hotels & Resorts, dan PHM Hospitality. Dengan suasana pelatihan yang nyaman, peserta dapat lebih maksimal menyerap materi dari trainer berpengalaman.

Bagi perusahaan atau instansi yang menginginkan program lebih eksklusif, tersedia pilihan Inhouse Training. Tim kami siap datang ke lokasi Anda di seluruh Indonesia, dengan biaya yang fleksibel sesuai anggaran, jumlah peserta, durasi, serta lokasi pelatihan. 

5.2. Waktu Pelaksanaan Pelatihan Professional Receptionist & Operator di Tahun 2026

Program diklat ini dirancang agar efisien sekaligus efektif. Pelatihan biasanya berlangsung selama 2 hari penuh, masing-masing 8 jam per hari, baik untuk sesi tatap muka maupun online. Namun, jadwal tetap fleksibel—bisa menyesuaikan kebutuhan dan ketersediaan peserta. Untuk kemudahan, kami juga menyediakan pilihan tanggal pelaksanaan setiap minggu.

Dengan format yang terstruktur, trainer yang profesional, serta lokasi yang representatif, diklat ini menjadi langkah tepat untuk meningkatkan kompetensi, kredibilitas, dan peluang karir Anda di dunia pariwisata.

Kami juga memahami bahwa setiap peserta maupun perusahaan memiliki kebutuhan yang berbeda. Karena itu, kami menyediakan fleksibilitas penjadwalan. Peserta dapat memilih dari jadwal reguler yang tersedia setiap minggu, atau mengajukan request khusus untuk penyesuaian tanggal maupun durasi pelatihan. Baik dalam bentuk Public Training maupun Inhouse Training, kami siap memfasilitasi agar pelatihan berjalan sesuai kebutuhan Anda, sehingga pembelajaran tetap efektif, nyaman, dan memberikan hasil maksimal.

6. Jenis Pelatihan 

Untuk memudahkan peserta, program pelatihan Professional Receptionist & Operator kami hadir dalam berbagai pilihan yang fleksibel. Ada dua jenis layanan utama yang bisa Anda pilih, yaitu Public Training dan Inhouse Training. Dari masing-masing layanan tersebut, tersedia pula dua metode pelatihan yang dapat disesuaikan dengan kebutuhan:

6.1. Tatap Muka (In-Class Training)

Peserta mengikuti pelatihan langsung bersama trainer dalam satu ruangan. Kelebihan metode ini adalah interaksi yang lebih intens, diskusi lebih mendalam, serta suasana belajar yang kondusif. Seluruh pelatihan tatap muka kami selenggarakan dengan SOP terbaik, sehingga peserta tetap merasa aman dan nyaman.

6.2. Daring (Online Training)

Bagi peserta yang ingin lebih praktis, tersedia metode pelatihan secara online melalui platform Zoom Meeting. Dengan metode ini, peserta tetap bisa berinteraksi langsung dengan trainer, tanpa perlu datang ke lokasi. Dengan kombinasi tersebut, Anda memiliki 4 pilihan jenis pelatihan:

1. Public Training Tatap Muka
2. Public Training Daring (Online)
3. Inhouse Training Tatap Muka
4. Inhouse Training Daring (Online)

Fleksibilitas ini memungkinkan Anda memilih format yang paling sesuai dengan waktu, kebutuhan, dan kenyamanan, tanpa mengurangi kualitas pembelajaran maupun hasil diklat.

7. Metode Training di Bali

Agar proses pelatihan berjalan interaktif, menyenangkan, dan mudah dipahami, program Pelatihan Professional Receptionist & Operator ini kami dirancang dengan berbagai metode pembelajaran yang variatif. Setiap metode memiliki tujuan dan manfaat yang saling melengkapi, sehingga peserta bisa mendapatkan pengalaman belajar yang maksimal. Berikut penjelasannya:

1. Diskusi
   Peserta diajak untuk aktif bertukar pikiran dan pengalaman. Dengan diskusi, peserta tidak hanya menerima materi, tetapi juga dapat belajar dari perspektif orang lain.
2. Coaching
   Trainer memberikan arahan dan bimbingan personal untuk membantu peserta menemukan solusi atas tantangan yang dihadapi, sekaligus mengembangkan keterampilan kepemimpinan sebagai seorang profesional.
3. Presentasi
   Peserta dilatih untuk menyampaikan ide atau informasi secara jelas dan percaya diri. Keterampilan ini sangat penting bagi peserta saat memimpin sebuah tim dan berinteraksi dengan banyak orang.
4. Tanya Jawab
   Sesi interaktif ini memberi kesempatan peserta mendiskusikan materi yang belum dipahami, sehingga pembelajaran menjadi lebih mendalam dan relevan dengan kebutuhan.
5. Brainstorming
   Peserta dilibatkan dalam kegiatan pemecahan masalah secara kreatif, mencari ide-ide baru, serta menemukan solusi praktis yang bisa diterapkan dalam dunia kerja nyata.
6. Ice Breaking
   Untuk menjaga semangat dan konsentrasi, trainer menyelipkan aktivitas ringan yang menyegarkan suasana. Metode ini membuat suasana pelatihan lebih cair, energik, dan menyenangkan.
7. Studi Kasus
   Peserta diberikan contoh nyata dari situasi yang sering dihadapi seorang Profesional di tiap bidang terkait. Dari sini, peserta dilatih untuk menganalisis masalah, mengambil keputusan, dan menerapkan strategi yang tepat.

Dengan kombinasi metode pembelajaran tersebut, setiap peserta akan mendapatkan pengalaman belajar yang aktif, praktis, dan aplikatif, sehingga siap menjadi seorang yang profesional dan kompeten.

8. Instruktur Pemateri Pelatihan

8.1. Belajar Langsung dari Praktisi Berpengalaman

Pelatihan ini dibawakan oleh trainer profesional dan praktisi berpengalaman yang telah lama berkecimpung di dunia training dan diklat. Dengan jam terbang tinggi, mereka tidak hanya menguasai teori, tetapi juga memahami kondisi nyata di lapangan.

8.2. Materi yang Relevan dan Aplikatif

Setiap pemateri menghadirkan pembelajaran yang praktis, penuh insight, dan langsung dapat diterapkan. Peserta akan mendapatkan tips, strategi, hingga best practice yang terbukti sukses di dunia kerja.

8.3. Pendekatan Personal & Interaktif

Para pemateri tidak hanya “mengajar”, tetapi juga menjadi coach dan mentor yang siap membimbing peserta. Melalui diskusi, studi kasus, hingga simulasi nyata, peserta akan dilatih untuk berpikir kritis, percaya diri, dan siap menghadapi tantangan sebagai seorang praktisi profesional

8.4. Dibimbing oleh Ahli yang Kredibel

Dengan latar belakang akademis dan pengalaman profesional yang mumpuni, pemateri kami menjamin proses pembelajaran yang bermutu, inspiratif, dan menyenangkan.

9. Investasi Pelatihan

Mengikuti program Training Professional Receptionist & Operator adalah sebuah investasi berharga untuk meningkatkan kompetensi dan membuka peluang karir di dunia profesional. Besaran biaya pelatihan tentu dapat menyesuaikan dengan beberapa faktor, seperti durasi pelatihan, jumlah peserta, metode yang dipilih, serta lokasi penyelenggaraan. Berikut adalah gambaran umum anggaran investasi pelatihan:

9.1. Pelatihan di Dalam Negeri

1. Metode Tatap Muka

• Public Training: mulai dari Rp 4.500.000 – 9.200.000
• Inhouse Training: mulai dari Rp 1.200.000 per peserta

1. Metode Daring (Online Training)

• Public Training: mulai dari Rp. 3.750.000
• Inhouse Training: mulai dari Rp 550.000 per peserta

9.2. Pelatihan di Luar Negeri

• Malaysia & Thailand: mulai dari Rp 17.000.000
• Singapura: mulai dari Rp. 18.000.000
• Hongkong: mulai dari Rp 25.000.000

Selain itu, kami juga membuka peluang penyelenggaraan pelatihan di berbagai negara lain seperti Belanda, Jepang, Korea Selatan, Amerika Serikat, Inggris, Spanyol, dan destinasi internasional lainnya.

10. Fasilitas Pelatihan Training di Bali

PT Diorama Sukses Bersinergi  menyediakan Fasilitas Lengkap Training yang dirancang untuk memberikan pengalaman belajar yang nyaman, profesional, dan berkesan. Setiap peserta dapat memilih layanan sesuai kebutuhan, baik Public Training maupun Private Training (tatap muka), dengan fleksibilitas penyesuaian bagi individu, instansi, maupun perusahaan.

Selama pelatihan, peserta akan mendapatkan berbagai fasilitas eksklusif, antara lain:

1. 2x Coffee Break + 1 Lunch setiap hari untuk menjaga energi dan konsentrasi.
2. 2 Hari Pelatihan intensif dengan materi aplikatif dan berbobot.
3. Bimbingan langsung dari Expert Trainer berpengalaman di bidangnya masing-masing.
4. Sertifikat resmi pelatihan sebagai bukti kompetensi profesional.
5. Perlengkapan pelatihan (ATK) untuk mendukung kegiatan belajar.
6. Backpack eksklusif yang nyaman dan stylish.
7. Modul pelatihan lengkap (hardcopy & softcopy) agar mudah dipelajari kembali.
8. Souvenir menarik sebagai kenang-kenangan berharga.
9. Dokumentasi kegiatan (hardcopy & softcopy) sebagai arsip dan portofolio peserta.
10. Transportasi selama pelatihan jika dibutuhkan, khusus untuk mendukung mobilitas dengan lebih nyaman.

Dengan fasilitas yang lengkap ini, kami memastikan peserta tidak hanya mendapatkan pengetahuan dan keterampilan praktis, tetapi juga pengalaman berharga yang menunjang perjalanan karier sebagai Tour Leader profesional.

11. Informasi Pendaftaran Training 

Segera ambil kesempatan untuk meningkatkan kompetensi Anda sebagai Praktisi Professional Receptionist & Operator yang berpengalaman. Dapatkan informasi detail mengenai biaya, jadwal, dan paket pelatihan yang sesuai dengan kebutuhan Anda. Hubungi segera Tim Marketing PT Diorama Sukses Bersinergi di 0813-1888-5447 dan tingkatkan peluang karir terbaik Anda sekarang juga.